cKOB – Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego

Nowoczesne narzędzie w zarządzaniu nieruchomościami

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii cyfrowych i wprowadzeniem nowych regulacji prawnych, zarządzanie budynkami w Polsce wkracza w nową erę. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (cKOB) stanowi odpowiedź na potrzebę modernizacji i uproszczenia dotychczasowych procesów administracyjnych związanych z utrzymaniem obiektów budowlanych. To nowoczesne narzędzie umożliwia gromadzenie i zarządzanie dokumentacją techniczną w sposób bardziej przejrzysty, bezpieczny i zgodny z przepisami prawa.

Czym jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego?

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego to platforma elektroniczna, która od 2023 roku zastępuje tradycyjną, papierową formę książki obiektu budowlanego. Została wprowadzona zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 2022 roku o zmianie ustawy Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw. Jest to obowiązkowy rejestr, który umożliwia właścicielom i zarządcom nieruchomości prowadzenie dokumentacji dotyczącej budynków w formie cyfrowej. C-KOB jest dostępna w formie aplikacji, w której to będą na bieżąco zbierane wszystkie informacje dotyczące danego budynku. Będą je uzupełniali właściciele i zarządcy nieruchomości.

Od kiedy cKOB będzie obowiązkowa?

Książka obiektu budowlanego przez długi czas była dostępna wyłącznie w formie papierowej. Jednak od 1 stycznia 2023 r. istnieje możliwość prowadzenia jej w wersji elektronicznej za pomocą systemu cKOB. Do końca 2023 r. można było zakładać papierowe wersje książek dla nowych obiektów, lecz ich użytkowanie będzie możliwe jedynie do końca 2026 r. Po 1 stycznia 2027 r. wszystkie książki obiektów budowlanych będą obowiązkowo prowadzone w formie cyfrowej. Oznacza to konieczność przeniesienia do systemu cKOB wszystkich książek prowadzonych wcześniej w wersji papierowej.

Wyjątek stanowią jednak budynki położone na terenach zamkniętych, które z uwagi na swoje strategiczne znaczenie (np. obronność i bezpieczeństwo państwa), wciąż będą obsługiwane w formie papierowej. Tereny te są określane przez odpowiednich ministrów lub centralne organy administracyjne.

Cele i korzyści wynikające z wprowadzenia cKOB

Wprowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego ma na celu:

1. Usprawnienie zarządzania dokumentacją: Wszystkie dane dotyczące obiektu, takie jak informacje o przeglądach technicznych, remontach czy modernizacjach, są gromadzone w jednym miejscu, co eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów.
2. Zwiększenie przejrzystości: Dzięki centralizacji i standaryzacji dokumentacji, cKOB ułatwia weryfikację stanu technicznego budynku zarówno dla właścicieli, zarządców, jak i organów nadzoru budowlanego.
3. Poprawę bezpieczeństwa: Cyfrowa baza danych jest zabezpieczona przed fałszowaniem i nieuprawnionym dostępem, co zwiększa wiarygodność zgromadzonych informacji.
4. Redukcję obciążeń administracyjnych: Cyfryzacja eliminuje konieczność prowadzenia i przechowywania papierowej dokumentacji, co obniża koszty i czas potrzebny na jej obsługę.

Kto odpowiada za założenie cKOB?

Cyfrową książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca budynku. Powinno to nastąpić w ciągu 30 dni od:

• otrzymania decyzji organu nadzoru budowlanego o pozwoleniu na użytkowanie obiektu,
• doręczenia decyzji organu nadzoru budowlanego,
• upłynięcia terminu sprzeciwu organu nadzoru budowlanego lub doręczenia zaświadczenia o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu, w ramach procedury zgłoszenia zakończenia budowy,
• zmiany sposobu użytkowania obiektu lub jego części, jeśli zmiana ta wymaga prowadzenia książki obiektu budowlanego.

Jakie informacje znajdują się w cKOB?

Po założeniu konta w systemie cKOB właściciel lub zarządca wprowadza szczegółowe dane dotyczące budynku. Wśród nich znajdują się:

• podstawowe dane o obiekcie, takie jak rodzaj i funkcja,
• plan sytuacyjny,
• dane właściciela lub zarządcy,
• informacje o osobie fizycznej upoważnionej do prowadzenia książki.

Dodatkowo w c-KOB rejestrowane są:

• informacje o przeprowadzanych kontrolach,
• ekspertyzy i opinie techniczne rzeczoznawców,
• przeglądy techniczne, konserwacje oraz naprawy urządzeń przeciwpożarowych,
• informacje o pracach budowlanych przeprowadzonych po oddaniu budynku do użytkowania,
• ewentualne katastrofy budowlane,
• decyzje, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej.

Dzięki temu cyfrowa książka obiektu budowlanego stanowi kompleksowe źródło informacji o stanie technicznym i historii danego budynku.

Kto i kiedy może dokonywać wpisów w cKOB?

Za wpisy w cyfrowej książce obiektu budowlanego odpowiada właściciel lub zarządca nieruchomości. Mają oni obowiązek wprowadzać dane o obiekcie, a także wyznaczyć w systemie osobę fizyczną upoważnioną do prowadzenia cKOB. W dowolnym momencie możliwe jest również modyfikowanie tych uprawnień oraz przydzielanie czasowego dostępu innym użytkownikom, np. osobom odpowiedzialnym za przeglądy okresowe.

Termin wpisów

Każdy wpis dotyczący kontroli technicznych powinien zostać wprowadzony do cKOB w ciągu 7 dni od wykonania kontroli. System jest zabezpieczony przed modyfikacjami lub usuwaniem wprowadzonych danych, a wpisy można dodawać jedynie w książkach oznaczonych statusem „otwarta”.

Obowiązki osoby przeprowadzającej kontrolę

Osoba dokonująca przeglądu budynku ma obowiązek:

• Zarejestrować w systemie informację o przeprowadzonej kontroli.
• W przypadku obiektów wielkopowierzchniowych (o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m² lub powierzchni dachu powyżej 1000 m²), przekazać zawiadomienie do odpowiedniego organu nadzoru budowlanego.
• Jeśli podczas kontroli wykryte zostaną uszkodzenia lub braki zagrażające bezpieczeństwu życia, zdrowia, mienia lub środowiska, kontroler musi przesłać protokół do właściwego organu nadzoru.

Jak założyć Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego?

Proces założenia cKOB jest prosty i odbywa się za pośrednictwem strony internetowej www.c-kob.gunb.gov.pl lub dedykowanej aplikacji mobilnej, dostępnej w sklepach Google Play i Apple Store.

Kroki założenia cKOB:

1. Rejestracja konta użytkownika
   Aby rozpocząć, właściciel obiektu musi utworzyć konto użytkownika i zalogować się do systemu za pomocą platformy login.gov.pl. Ta usługa węzła krajowego umożliwia potwierdzenie tożsamości użytkownika.

2. Założenie książki w systemie
   Po zalogowaniu się do swojego konta należy przejść do sekcji „Rejestr KOB” i kliknąć opcję „ZAŁÓŻ KOB”, aby rozpocząć proces rejestracji cyfrowej książki obiektu.

Co jest potrzebne do założenia cKOB?

W trakcie rejestracji konieczne będzie podanie:

• Danych właściciela lub zarządcy budynku: imię, nazwisko (lub nazwa), adres zamieszkania (lub siedziby) oraz adres e-mail.
• Informacji o osobie fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, e-mail oraz tytuł prawny uprawniający do reprezentacji.
• Danych dotyczących obiektu budowlanego: adres nieruchomości, jej lokalizacja na mapie w systemie cKOB.
• Dokumentu potwierdzającego tytuł prawny właściciela lub zarządcy do nieruchomości.

Dostępność i koszty
Aplikacja oraz dostęp do systemu cKOB są całkowicie bezpłatne.

Dzięki cyfrowej książce obiektu budowlanego proces gromadzenia i zarządzania dokumentacją techniczną obiektu jest znacznie prostszy, bardziej przejrzysty i wygodny, co wspiera zarówno właścicieli, jak i zarządców budynków.

Co z cKOB w przypadku rozbiórki budynku?

W przypadku rozbiórki obiektu budowlanego właściciel lub zarządca ma obowiązek zamknąć cyfrową książkę, zmieniając jej status na „zamknięta”, w ciągu miesiąca od zakończenia rozbiórki. Zamknięcie książki oznacza, że obiekt przestał istnieć i utracił swoją funkcję.

Dane z systemu cKOB są przechowywane przez 10 lat od zamknięcia książki. Po tym czasie są one automatycznie usuwane, zgodnie z przepisami dotyczącymi narodowego zasobu archiwalnego i archiwów.

Podsumowanie

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego to krok w przyszłość w zakresie zarządzania nieruchomościami w Polsce. Ułatwia pracę właścicielom, zarządcom oraz organom kontrolnym, przyczyniając się do zwiększenia bezpieczeństwa i transparentności w utrzymaniu budynków. Przyszłość zarządzania obiektami budowlanymi jest cyfrowa – warto być na bieżąco i już teraz wdrożyć cKOB w swojej nieruchomości.

Dzięki cKOB możesz mieć pewność, że wszystkie informacje o Twoim budynku są zawsze pod ręką i w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

Jeśli masz pytania lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania, doradzimy, a także pomożemy w założeniu książki obiektu budowlanego oraz w  przeglądach okresowych budynków.